E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt in Stufen: Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD – ein PDF allein genügt nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), nicht gegenüber Privatkunden.
- Empfang: Pflicht seit 1.1.2025 für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vermieter.
- Versand: Pflicht ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026, ab 1.1.2028 ausnahmslos.
- Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Rechnungen von Kleinunternehmern.
- Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 1 und 2 UStG, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz).
Inhalt
Zeitplan der E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028
| Zeitraum | Empfang | Versand: zulässige Rechnungsarten |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | E-Rechnung muss angenommen werden | E-Rechnung; Papier; sonstige elektronische Rechnung (z. B. PDF) mit Zustimmung des Empfängers |
| 1.1.–31.12.2026 | wie 2025 | wie 2025 – letzte Übergangsphase für alle |
| 1.1.–31.12.2027 | wie 2025 | Vorjahresumsatz bis 800.000 €: weiterhin Papier oder PDF; alle Unternehmen: EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers; sonst E-Rechnung Pflicht |
| ab 1.1.2028 | wie 2025 | nur noch E-Rechnung (bzw. EDI, wenn die Angaben EN-16931-konform extrahierbar sind) |
Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Jahr 2026 – also alle steuerbaren Umsätze des Unternehmens, nicht nur die B2B-Umsätze. Wer Ende 2026 sicher unter der Grenze liegt, kann 2027 noch Papierrechnungen schreiben. Eine Verschiebung des Zeitplans ist nicht beschlossen.
Konsequenz für 2026: Unternehmen, deren Umsatz 2026 über 800.000 € liegen wird, sollten die Umstellung ihrer Rechnungsausgangs-Software bis Ende 2026 abschließen. Ab Januar 2027 gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung dieser Unternehmen an andere Unternehmen nicht mehr als ordnungsgemäß.
Was gilt als E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 6 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder – bei Vereinbarung zwischen den Parteien – die richtigen Angaben in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen.
- E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL), Factur-X, Peppol BIS Billing.
- Sonstige Rechnung: Papier, PDF, Bilddatei, Word-Dokument, E-Mail-Text – auch wenn sie elektronisch verschickt werden.
Die Unterschiede zwischen den beiden deutschen Standardformaten erklärt der Vergleich XRechnung und ZUGFeRD. An den inhaltlichen Pflichtangaben auf Rechnungen ändert die E-Rechnung nichts: Sie müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
| Fall | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Rechnung an Privatpersonen (B2C) | nein |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | nein, auch nach 2027 (§ 33 UStDV) |
| Fahrausweise (Bahn, Bus, Taxi-Quittungen als Fahrausweis) | nein (§ 34 UStDV) |
| Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG | nein, Versand freigestellt (§ 34a UStDV); Empfang aber Pflicht |
| Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Arzt, Versicherung, Wohnungsvermietung) | nein |
| Rechnung an einen Unternehmer im EU-Ausland oder Drittland | nein (derzeit); grenzüberschreitende Pflicht ab 1.7.2030 im Rahmen von ViDA geplant |
| Rechnung an juristische Person des öffentlichen Rechts, die nicht unternehmerisch handelt | umsatzsteuerlich nein; vergaberechtlich aber oft XRechnung vorgeschrieben |
Wie Kleinunternehmer ihre Rechnungen gestalten, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer.
Empfang: Was Unternehmen seit 2025 sicherstellen müssen
Für den Empfang genügt nach Auffassung des BMF ein E-Mail-Postfach. Der Rechnungsaussteller darf die XML-Datei dorthin schicken; ein Abholen aus einem Portal muss der Empfänger nur akzeptieren, wenn das vereinbart ist. Allerdings muss der Empfänger die Datei lesen, prüfen und archivieren können. In der Praxis bedeutet das:
- einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD in lesbarer Form anzeigt,
- eine Prüfung der Pflichtangaben und Steuerbeträge vor dem Vorsteuerabzug,
- eine revisionssichere Archivierung der XML-Datei im Originalformat – ein Ausdruck reicht nicht.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Verweigert ein Empfänger die Annahme einer E-Rechnung, hat der Aussteller seine Pflicht trotzdem erfüllt.
Fehler in E-Rechnungen und ihre Folgen
Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwei Fehlerarten:
- Formatfehler: Die XML-Struktur ist technisch nicht verarbeitbar. Dann liegt keine E-Rechnung vor; nach Ablauf der Übergangsfristen ist das keine ordnungsgemäße Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Ein inhaltliches Feld fehlt oder ist falsch, etwa die Leitweg-ID. Solche Fehler gelten als heilbar, die Rechnung bleibt grundsätzlich eine E-Rechnung.
Ist der strukturierte Teil fehlerhaft, gilt er als maßgeblich – auch wenn die beigefügte PDF-Ansicht korrekt ist. Eine Berichtigung erfolgt ebenfalls als E-Rechnung. Wer ab 2027 eine Papierrechnung erhält, obwohl der Lieferant eine E-Rechnung schulden würde, riskiert den Vorsteuerabzug. Bei Unsicherheiten, etwa bei Gutschriften oder Sammelrechnungen, sollten Sie die Prozesse mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Umsetzung in fünf Schritten
- Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen im Inland? Welche Ausnahmen greifen?
- Umsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 €, beginnt die Versandpflicht am 1.1.2027.
- Software wählen: Rechnungsprogramm oder ERP mit Ausgabe in XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher).
- Stammdaten pflegen: USt-IdNr., Bankdaten, Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber und Rechnungs-E-Mail-Adressen der Kunden erfassen.
- Archiv und Eingangsprozess: XML-Dateien unveränderbar speichern, Freigabe und Buchung digital organisieren.
Einen Überblick über weitere Neuerungen geben die Seiten zu den Umsatzsteuer-Änderungen 2025 und zu den Änderungen bei der Mehrwertsteuer 2026. Alle Pflichten im Überblick: Umsatzsteuer für Unternehmen.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1.1.2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1.1.2027, alle übrigen ab dem 1.1.2028.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten Datensatz, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber vom Ausstellen befreit. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
Brauche ich für Rechnungen an Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Privatkunden können weiter Papier- oder PDF-Rechnungen erhalten.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Ja, als Empfangsweg genügt es. Sie müssen die XML-Datei aber auch lesen, prüfen und im Originalformat archivieren können.
Quellen
- § 14 Abs. 1 und 2, § 14b, § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024
- §§ 33, 34, 34a UStDV
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Einführung der obligatorischen E-Rechnung) und zweites BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)
- Europäische Norm EN 16931-1:2017 (Elektronische Rechnungsstellung – semantisches Datenmodell)
- Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11.3.2025 („VAT in the Digital Age“)