Pflichtangaben auf Rechnungen
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben enthalten, darunter Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Pflichtangabe, riskiert vor allem Ihr Kunde den Vorsteuerabzug. Hier finden Sie die vollständige Checkliste und ein Rechnungsmuster (Stand: Oktober 2026).
Das Wichtigste in Kürze
- Rechtsgrundlage der Rechnung Pflichtangaben: § 14 Abs. 4 UStG, ergänzt durch § 14a UStG (Sonderfälle) und §§ 31 bis 34a UStDV.
- Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung).
- Zwischen Unternehmern im Inland ist ab 2027 bzw. 2028 die E-Rechnung Pflicht; empfangen können müssen sie alle Unternehmen schon seit 2025.
- Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten ausgestellt und acht Jahre aufbewahrt werden.
Inhalt
Checkliste: die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Pflichtangabe | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Postfach oder c/o-Adresse genügt, wenn der Empfänger dort erreichbar ist. Bei Firmen die genaue Rechtsform. |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers | Eine der beiden reicht. Bei EU-Geschäften ist die USt-IdNr. Pflicht (siehe Steuernummer und USt-IdNr.). |
| 3 | Ausstellungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wird. |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben; mehrere Nummernkreise (z. B. je Standort) sind zulässig, Lücken nicht ideal, aber kein Mangel. |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung | „Beratung“ allein reicht nicht. Besser: „Steuerliche Beratung zum Jahresabschluss 2025, 8 Stunden“. |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. der Vereinnahmung bei Anzahlungen | Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Details: Leistungsdatum. |
| 7 | Nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung | Nettobetrag je Steuersatz; Skonto, Boni und Rabatte, die schon feststehen, müssen erwähnt werden. |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Bei mehreren Sätzen je Satz getrennt. So stellen Sie den Betrag korrekt dar: Mehrwertsteuer ausweisen. |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen (zwei Jahre, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ | Nur wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (Gutschriftverfahren). |
Zusätzliche Angaben in Sonderfällen (§ 14a UStG)
| Fall | Zusätzliche Pflichtangabe |
|---|---|
| Reverse Charge (§ 13b UStG) | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kein Steuerausweis – siehe Reverse Charge |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr. von Lieferer und Abnehmer, Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| Sonstige Leistung an Unternehmer im EU-Ausland | USt-IdNr. beider Parteien, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers |
| Reiseleistungen (§ 25 UStG) | „Sonderregelung für Reisebüros“ |
| Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) | „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Hinweis auf die Steuerbefreiung, kein Steuerausweis – siehe Rechnung als Kleinunternehmer |
| Fahrzeuglieferung in die EU | Merkmale nach § 1b UStG (z. B. Kilometerstand, Datum der Erstzulassung) |
Ab 2028 neu: Unternehmer, die nach vereinnahmten Entgelten versteuern (Ist-Versteuerung), müssen auf Rechnungen, die nach dem 31.12.2027 ausgestellt werden, darauf hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG). Ihre Kunden dürfen die Vorsteuer dann erst nach Zahlung abziehen.
Rechnungsmuster mit allen Pflichtangaben
Mediengestaltung Anna Beispiel, Musterweg 5, 50667 Köln · Steuernummer 214/5050/1234
An: Tischlerei Holz & Form GmbH, Industriestraße 12, 53111 Bonn
Rechnung Nr. 2026-0147 · Rechnungsdatum: 9.10.2026 · Leistungszeitraum: September 2026
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Konzeption Website (Struktur, Wireframes) | 6 Std. | 85,00 € | 510,00 € |
| 2 | Umsetzung Website, 8 Unterseiten | 14 Std. | 85,00 € | 1.190,00 € |
| 3 | Einrichtung Hosting und Domain | pauschal | 150,00 € | 150,00 € |
| Nettobetrag | 1.850,00 € | |||
| Umsatzsteuer 19 % | 351,50 € | |||
| Rechnungsbetrag | 2.201,50 € |
Der Skontohinweis erfüllt die Pflichtangabe Nr. 7 zur im Voraus vereinbarten Minderung. Den Betrag des Skontos müssen Sie nicht ausrechnen, Prozentsatz und Frist genügen. Wie sich Skonto auf die Steuer auswirkt, erklärt Skonto und Mehrwertsteuer.
Fristen: Ausstellung und Aufbewahrung
- Ausstellung: Bei Leistungen an andere Unternehmer und bei grundstücksbezogenen Werklieferungen an Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer keine Rechnung ausstellt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG).
- Aufbewahrung: Seit 2025 acht Jahre für Rechnungen als Buchungsbelege (vorher zehn), bei Privatpersonen mit Handwerkerleistungen am Grundstück zwei Jahre.
- Form: Zwischen inländischen Unternehmern gilt seit 2025 die E-Rechnung als Regelfall. Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 allgemein zulässig, bis Ende 2027 noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Einzelheiten: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Was passiert bei fehlenden Angaben?
Für den Rechnungsaussteller selbst hat eine unvollständige Rechnung meist keine unmittelbaren steuerlichen Folgen – die Umsatzsteuer schuldet er trotzdem. Das Risiko trägt der Kunde: Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann das Finanzamt bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug versagen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Fehlerhafte Rechnungen lassen sich berichtigen. Nach der Rechtsprechung von EuGH und BFH wirkt die Berichtigung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits Angaben zum Aussteller, Empfänger, zur Leistung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Steuer enthielt.
Besonders heikel ist ein falscher Steuerbetrag: Wer zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Mehrbetrag nach § 14c UStG – siehe falsch ausgewiesene Umsatzsteuer.
Hinweis: Bei größeren Beträgen, Auslandsgeschäften oder Sonderfällen wie Reverse Charge lohnt es sich, Rechnungsvorlagen einmal von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen zu lassen. Fehler wiederholen sich sonst in jeder Rechnung.
Weitere Themen rund um Rechnungen und Umsatzsteuer im Unternehmen finden Sie unter Umsatzsteuer für Unternehmen.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt je Steuersatz mit vereinbarten Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Befreiung.
Muss das Leistungsdatum auf jeder Rechnung stehen?
Ja, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Die Angabe des Kalendermonats reicht aus.
Brauche ich auf der Rechnung die Steuernummer oder die USt-IdNr.?
Eine von beiden genügt. Bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten ist die USt-IdNr. Pflicht, und zwar Ihre eigene und die des Kunden.
Ab welchem Betrag gelten alle Rechnung-Pflichtangaben?
Ab einem Bruttobetrag von mehr als 250 €. Bis 250 € gelten die vereinfachten Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Quellen
- §§ 14, 14a, 14b, 15, 26a UStG; §§ 31 bis 34a UStDV – gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.5 und 14a.1
- Jahressteuergesetz 2024 (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG, Anwendung ab 1.1.2028)
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre)
- EuGH, Urteil vom 15.9.2016, C-518/14 (Senatex); BFH, Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15