Rechnung als Kleinunternehmer

Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · Lesezeit 5 Min.

Eine Kleinunternehmer-Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG – etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 genügen dafür die vereinfachten Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, kann sie dem Finanzamt schulden.

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 regelt § 34a UStDV, was auf einer Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze stehen muss. Die Liste ist deutlich kürzer als die allgemeinen Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG.

Eine fortlaufende Nummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Für eine ordnungsgemäße Buchführung, die Nachprüfbarkeit der Umsatzgrenzen und den späteren Wechsel zur Regelbesteuerung sind beide Angaben trotzdem nützlich. Das Leistungsdatum zeigt außerdem, wann der Umsatz ausgeführt wurde. Welche Nummer auf die Rechnung gehört, erklärt Steuernummer und USt-IdNr. im Vergleich.

Hinweistext: korrekte Formulierungen

Der Hinweis muss erkennen lassen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird. Die Finanzverwaltung akzeptiert ausdrücklich auch umgangssprachliche Formulierungen (Abschnitt 14.7a UStAE). Bewährt haben sich:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Steuerfreier Kleinunternehmer“

Nicht ausreichend sind Formulierungen ohne Bezug auf die Befreiung, etwa nur „Endbetrag“ oder „Preis inkl. aller Kosten“. Auch eine Spalte „MwSt. 0,00 €“ ist missverständlich und sollte fehlen.

Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung

Der Kunde zahlt genau 870,00 € und kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Für Rechnungen bis 250 € gelten die Regeln der Kleinbetragsrechnung – auch dort ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht.

Die § 14c-Falle: Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen

Schreibt ein Kleinunternehmer „zzgl. 19 % MwSt.“ auf die Rechnung, gilt seit 2025 Folgendes:

• Rechnung an Unternehmer: Der ausgewiesene Betrag wird nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet (unrichtiger Steuerausweis). Er muss an das Finanzamt abgeführt werden, bis die Rechnung berichtigt ist. Der Kunde darf die Steuer nicht als Vorsteuer abziehen.
• Rechnung an Privatkunden: Nach dem BMF-Schreiben vom 18.3.2025 entsteht keine Steuer nach § 14c Abs. 1 UStG, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde und der Empfänger Endverbraucher ist.

E-Rechnung und Kleinunternehmer

Die E-Rechnungspflicht gilt für Kleinunternehmer nur eingeschränkt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und archivieren können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ihre eigenen Rechnungen dürfen sie dauerhaft als PDF oder auf Papier verschicken; eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist mit Zustimmung des Kunden möglich, aber keine Pflicht.

Sonderfälle

Grenze überschritten

Ab dem Umsatz, mit dem die 100.000-€-Grenze überschritten wird, müssen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer und allen Angaben nach § 14 UStG ausstellen. Wie die Umstellung abläuft: Kleinunternehmergrenze überschritten.

Kunden im EU-Ausland

Bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten liegt der Leistungsort oft im Land des Kunden. Dort schuldet in der Regel der Kunde die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren. Wer die EU-Kleinunternehmerregelung nutzt, gibt auf Rechnungen in anderen Mitgliedstaaten die KU-Nummer mit dem Suffix „EX“ an und beachtet die dortigen Rechnungsvorschriften.