Kleinunternehmergrenze überschritten
Wenn Sie die Kleinunternehmergrenze überschritten haben, kommt es auf die Grenze an: Lag der Vorjahresumsatz über 25.000 €, sind Sie ab 1. Januar regelbesteuert. Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 €, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, umsatzsteuerpflichtig – ab sofort, nicht erst im Folgejahr.
Das Wichtigste in Kürze
- Vorjahr über 25.000 €: Regelbesteuerung ab 1. Januar des Folgejahres – auch wenn der Umsatz im neuen Jahr niedriger ausfällt.
- Laufendes Jahr über 100.000 €: Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist in voller Höhe steuerpflichtig.
- Gründungsjahr: Hier gilt schon ab 25.000 € die sofortige Wirkung.
- Ab dem Wechsel: Rechnungen mit Umsatzsteuer, Voranmeldungen, Vorsteuerabzug.
- Gezählt werden die vereinnahmten Entgelte, Anzahlungen im Zeitpunkt der Zahlung.
Inhalt
Welche Grenze wurde überschritten?
Seit 2025 prüft die Kleinunternehmerregelung zwei Zeiträume getrennt. Die beiden Grenzen wirken unterschiedlich schnell:
| Situation | Folge | Ab wann? |
|---|---|---|
| Umsatz im Vorjahr über 25.000 € | Keine Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr | 1. Januar |
| Vorjahr bis 25.000 €, laufendes Jahr über 25.000 €, aber höchstens 100.000 € | Kleinunternehmer bleibt im laufenden Jahr bestehen | Regelbesteuerung ab 1. Januar des Folgejahres |
| Laufendes Jahr über 100.000 € | Kleinunternehmerregelung endet sofort | Mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet |
| Gründungsjahr über 25.000 € | Kleinunternehmerregelung endet sofort | Mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet |
Gerechnet wird mit dem Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten. Maßgeblich ist also, wann das Geld eingeht – nicht, wann Sie die Rechnung schreiben. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens, und bestimmte steuerfreie Umsätze zählen nicht mit.
Fallbeispiele mit Zahlen
Fall 1: Vorjahresumsatz knapp über 25.000 €
Eine Fotografin hat 2025 Entgelte von 26.400 € vereinnahmt. 2026 rechnet sie wegen einer Elternzeit nur mit 15.000 €. Trotzdem ist sie ab dem 1.1.2026 regelbesteuert: Der Vorjahresumsatz lag über 25.000 €. Erst wenn der Umsatz 2026 wieder höchstens 25.000 € beträgt, kann sie 2027 zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren.
Fall 2: Großauftrag überschreitet 100.000 €
Ein IT-Berater hatte 2025 einen Umsatz von 18.000 €. Bis Mitte Oktober 2026 hat er 96.000 € vereinnahmt. Am 20.10.2026 geht die Zahlung für ein Projekt über 8.000 € ein. Damit steigt der Umsatz auf 104.000 €. Bereits dieser Umsatz ist voll steuerpflichtig – nicht nur die 4.000 € über der Grenze.
- Wurde ein Nettopreis zzgl. Umsatzsteuer vereinbart, stellt er 8.000,00 € + 1.520,00 € = 9.520,00 € in Rechnung.
- Wurde ein Festpreis von 8.000 € ohne Umsatzsteuer-Klausel vereinbart, muss er die Steuer herausrechnen: 8.000,00 € ÷ 1,19 = 6.722,69 € netto, 1.277,31 € Umsatzsteuer.
Alle späteren Umsätze des Jahres sind ebenfalls steuerpflichtig, und auch 2027 bleibt er regelbesteuert, weil sein Umsatz 2026 über 25.000 € lag.
Fall 3: Gründung im laufenden Jahr
Ein Grafikdesigner gründet am 1.6.2026 und vereinnahmt bis Ende November 24.000 €. Im Dezember erhält er 3.000 € für einen weiteren Auftrag. Mit dieser Zahlung überschreitet er die im Gründungsjahr maßgebliche Grenze von 25.000 €. Die 3.000 € unterliegen bereits der Regelbesteuerung. Mehr zum Start: Umsatzsteuer bei der Gründung.
Fall 4: Leistung vor dem Wechsel, Zahlung danach
Umsätze, die vor dem Überschreiten ausgeführt wurden, bleiben grundsätzlich steuerfrei, auch wenn das Geld später kommt. Das gilt nicht, wenn die 100.000-€-Grenze (bzw. 25.000 € bei Gründung) im laufenden Jahr überschritten wurde: Dann unterliegt auch ein später vereinnahmtes Entgelt für eine frühere Leistung im Zeitpunkt der Zahlung der Regelbesteuerung. Das BMF erläutert dies in Abschnitt 19.7 UStAE mit einem Beispiel.
Was Sie nach dem Überschreiten sofort umstellen müssen
- Rechnungen: Ab dem betroffenen Umsatz gelten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, einschließlich Steuersatz, Steuerbetrag und Rechnungsnummer. Siehe Pflichtangaben auf Rechnungen. Für Rechnungen an Unternehmer gilt zudem die E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen.
- Finanzamt informieren: Teilen Sie den Wechsel mit, damit das Finanzamt den Voranmeldungszeitraum festlegt.
- Voranmeldungen: Ab dem Zeitpunkt des Überschreitens gelten die allgemeinen Erklärungspflichten. Fristen: Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- Preise prüfen: Bei Privatkunden bedeutet der Wechsel faktisch einen um 15,97 % geringeren Nettoerlös, wenn die Bruttopreise gleich bleiben.
- Kasse und Buchhaltung: Erlöskonten nach Steuersätzen trennen und gegebenenfalls die Ist-Versteuerung beantragen (möglich bis 800.000 € Vorjahresumsatz).
Vorsteuer: Ab dem Wechsel können Sie Vorsteuer abziehen – aber nur für Leistungen, die Sie danach beziehen. Für teure Wirtschaftsgüter aus der Kleinunternehmerzeit kann eine anteilige Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG zu Ihren Gunsten in Betracht kommen.
Bestehende Verträge und Preise
Ob Sie die Umsatzsteuer auf laufende Verträge aufschlagen dürfen, hängt von der Vereinbarung ab. Steht dort „zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer“, ist das unproblematisch. Bei Festpreisen gegenüber Privatkunden bleibt der Preis meist unverändert, und die Steuer geht zu Ihren Lasten. Bei Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug lässt sich der Aufschlag leichter vermitteln, weil der Kunde die Steuer erstattet bekommt. Bei Zweifeln zu langfristigen Verträgen oder Anzahlungen ist eine Steuerberatung sinnvoll; die Grundregeln stehen unter Anzahlungen und Umsatzsteuer.
Zurück zur Kleinunternehmerregelung
Ein Rückweg ist möglich, sobald der Umsatz eines Kalenderjahres wieder höchstens 25.000 € beträgt: Dann gilt die Regelung im Folgejahr erneut, sofern Sie nicht freiwillig auf sie verzichtet haben. Ein Verzicht bindet für fünf Jahre. Ob sich die Rückkehr lohnt, zeigt Kleinunternehmer: Vor- und Nachteile.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € überschreite?
Im laufenden Jahr zunächst nichts: Sie bleiben bis 100.000 € Kleinunternehmer. Ab 1. Januar des Folgejahres müssen Sie Umsatzsteuer berechnen. Nur im Gründungsjahr wirkt die 25.000-€-Grenze sofort.
Wird bei Überschreiten von 100.000 € nur der übersteigende Betrag besteuert?
Nein. Der gesamte Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist steuerpflichtig, ebenso alle folgenden Umsätze des Jahres. Frühere Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei.
Muss ich rückwirkend Umsatzsteuer zahlen?
Nein. Die Umsätze vor dem Überschreiten bleiben steuerfrei. Eine Ausnahme gilt für Entgelte früherer Leistungen, die erst nach dem Überschreiten der 100.000-€-Grenze vereinnahmt werden.
Zählt der Umsatz mit oder ohne Umsatzsteuer?
Als Kleinunternehmer ist der vereinnahmte Betrag Ihr Umsatz, da keine Umsatzsteuer enthalten ist. Nach dem Wechsel zählt der Nettobetrag.
Quellen
- § 19 UStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024
- BMF-Schreiben vom 18.3.2025, III C 3 - S 7360/00027/044/105: Abschnitte 19.1, 19.2 und 19.7 UStAE mit Beispielen
- § 15a UStG und § 20 UStG (Ist-Versteuerung)