Umsatzsteuer bei der Gründung
Bei der Gründung legen Sie die Umsatzsteuer im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fest: Sie schätzen Ihren Umsatz, entscheiden über die Kleinunternehmerregelung und beantragen bei Bedarf Ist-Versteuerung und USt-IdNr. Wie oft Sie anschließend Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, richtet sich für Gründungen bis Ende 2026 nach der voraussichtlichen Steuer – nicht mehr automatisch monatlich.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird elektronisch über ELSTER übermittelt, spätestens einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit (§ 138 AO).
- Kleinunternehmer im Gründungsjahr: nur bis zu einem tatsächlichen Umsatz von 25.000 €.
- Gründungen 2021 bis 2026: Voranmeldungsturnus nach voraussichtlicher Steuer – monatlich erst über 9.000 €, vierteljährlich ab 2.000 €.
- Für Gründungen ab 2027 droht wieder die monatliche Pflicht im Gründungs- und im Folgejahr, falls der Gesetzgeber die Aussetzung nicht verlängert.
- Vorsteuer aus Gründungskosten ist abziehbar, wenn Sie regelbesteuert sind.
Inhalt
Umsatzsteuer bei der Gründung, Schritt 1: der Fragebogen
Wer eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, meldet sich beim Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Die Übermittlung ist nur elektronisch über „Mein ELSTER“ möglich. Gewerbetreibende melden zusätzlich ihr Gewerbe bei der Gemeinde an; das Gewerbeamt informiert das Finanzamt, ersetzt den Fragebogen aber nicht.
Für die Umsatzsteuer sind diese Angaben entscheidend:
| Abschnitt im Fragebogen | Worum es geht | Tipp |
|---|---|---|
| Voraussichtliche Umsätze | Schätzung für das Gründungsjahr und das Folgejahr | Realistisch schätzen; die Angabe bestimmt Turnus und Kleinunternehmer-Status |
| Kleinunternehmerregelung | Steuerbefreiung nach § 19 UStG nutzen oder verzichten | Verzicht bindet fünf Jahre |
| Steuerberechnung | Soll- oder Ist-Versteuerung | Ist-Versteuerung schont die Liquidität |
| USt-IdNr. | Antrag direkt im Fragebogen möglich | Nötig für Geschäfte mit EU-Unternehmen |
| Dauerfristverlängerung | Fristverlängerung um einen Monat | Wird separat beantragt, sobald Voranmeldungen anstehen |
Die Ist-Versteuerung ist zulässig, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überschritten hat; im Gründungsjahr kommt es auf den voraussichtlichen Umsatz an. Die USt-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt für Steuern, nachdem das Finanzamt Sie erfasst hat.
Schritt 2: Umsatz schätzen und Kleinunternehmer-Entscheidung
Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Die Kleinunternehmerregelung gilt deshalb nur, solange Ihr tatsächlicher Umsatz im Gründungsjahr 25.000 € nicht übersteigt – die sonst geltende Grenze von 100.000 € spielt hier keine Rolle. Überschreiten Sie 25.000 €, ist bereits dieser Umsatz steuerpflichtig.
Die Schätzung im Fragebogen sollte nachvollziehbar sein, etwa: 3 Kunden × 1.500 € pro Monat × 10 Monate = 45.000 €. Bei dieser Prognose ist die Kleinunternehmerregelung keine Option. Ob sie sich bei niedrigeren Umsätzen lohnt, zeigt Kleinunternehmer: Vor- und Nachteile. Wer nebenher gründet, findet Besonderheiten unter Umsatzsteuer im Nebengewerbe.
Schritt 3: Wie oft Voranmeldungen? Der Turnus für Gründer
Das Gesetz sieht in § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG vor, dass Gründer im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich Voranmeldungen abgeben. Diese Pflicht ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. Stattdessen gilt:
- Gründungsjahr: Maßgeblich ist die voraussichtliche Steuer laut Ihrer Schätzung.
- Folgejahr: Die tatsächliche Steuer des Gründungsjahres wird in eine Jahressteuer umgerechnet.
| Voraussichtliche Jahressteuer (Zahllast) | Voranmeldungszeitraum |
|---|---|
| bis 2.000 € | Befreiung von Voranmeldungen möglich (Finanzamt entscheidet) |
| über 2.000 € bis 9.000 € | Kalendervierteljahr |
| über 9.000 € | Kalendermonat |
Beispiel: Eine Beraterin gründet am 1.3.2026. Sie erwartet 60.000 € Nettoumsatz und 4.000 € Vorsteuer. Voraussichtliche Zahllast: 60.000 € × 19 % = 11.400 € − 4.000 € = 7.400 €. Das liegt unter 9.000 € – sie meldet 2026 vierteljährlich. Für 2027 käme es nur bei einer Verlängerung der Sonderregel auf die hochgerechnete tatsächliche Steuer an: Beträgt sie für März bis Dezember 7.400 €, ergibt das 7.400 € ÷ 10 × 12 = 8.880 € Jahressteuer und damit vierteljährliche Abgabe.
Die Aussetzung nach § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG gilt nach dem Gesetzeswortlaut nur für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026. Stand: Oktober 2026 ist keine Verlängerung beschlossen. Bleibt es dabei, greift ab 2027 wieder § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG; nach dem Wortlaut müssten dann auch Unternehmen, die 2026 gegründet haben, im Folgejahr 2027 monatlich abgeben. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Finanzamt nach, welcher Turnus 2027 festgesetzt wird. Ablauf und Termine: Umsatzsteuer-Voranmeldung Schritt für Schritt und Fristen 2026.
Schritt 4: Fristen im Griff behalten
Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, die Zahlung zum selben Termin fällig. Mit der Dauerfristverlängerung verschiebt sich beides um einen Monat; Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressteuer – im Gründungsjahr auf Basis der geschätzten Steuer. Wer zu spät meldet oder zahlt, riskiert Verspätungs- und Säumniszuschläge.
Vorsteuer aus der Gründungsphase
Ausgaben vor dem ersten Umsatz – Laptop, Website, Beratung, Büroeinrichtung – berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn Sie regelbesteuert sind und die Rechnungen auf Ihren Namen ausgestellt sind. Das gilt auch, wenn die Gründung später scheitert, sofern die Absicht zur unternehmerischen Tätigkeit belegbar war. Ergibt sich daraus ein Vorsteuerüberhang, erstattet das Finanzamt den Betrag – häufig erst nach einer Prüfung der Unternehmereigenschaft. Als Kleinunternehmer entfällt der Vorsteuerabzug vollständig.
Checkliste für die ersten Wochen
- Fragebogen über ELSTER innerhalb eines Monats nach Beginn übermitteln.
- Steuernummer abwarten und auf jede Rechnung setzen; Vorlage nach den Pflichtangaben anlegen.
- Empfang von E-Rechnungen sicherstellen (Pflicht für alle Unternehmer seit 2025).
- Getrennte Erlöskonten für 19 %, 7 % und steuerfreie Umsätze einrichten.
- Termine für Voranmeldung und Zahlung in den Kalender eintragen.
Häufige Fragen
Muss ich als Gründer die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben?
Für Gründungen bis Ende 2026 nicht automatisch. Der Turnus richtet sich nach der voraussichtlichen Steuer: monatlich nur bei mehr als 9.000 € Jahreszahllast.
Welchen Umsatz soll ich im Fragebogen angeben?
Eine realistische Schätzung für das Gründungsjahr und das Folgejahr ohne Umsatzsteuer. Sie bestimmt den Voranmeldungsturnus und, ob die Kleinunternehmerregelung in Frage kommt.
Welche Kleinunternehmergrenze gilt bei der Gründung?
Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 € für den tatsächlichen Umsatz. Wird sie überschritten, ist bereits der überschreitende Umsatz steuerpflichtig.
Kann ich Vorsteuer aus Ausgaben vor der Gründung abziehen?
Ja, wenn Sie regelbesteuert sind, die Ausgaben der geplanten Tätigkeit dienen und ordnungsgemäße Rechnungen auf Ihren Namen vorliegen.
Quellen
- § 18 Abs. 2 UStG (Voranmeldungszeitraum, Aussetzung für 2021 bis 2026 nach Satz 6)
- BMF-Schreiben vom 16.12.2020 zur Aussetzung der monatlichen Voranmeldungspflicht in Neugründungsfällen
- § 138 Abs. 1b AO (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung)
- § 19 UStG und Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE (Grenze im Gründungsjahr)
- §§ 46 bis 48 UStDV (Dauerfristverlängerung)