Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Nachschau
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist eine Außenprüfung, die sich nur auf die Umsatzsteuer bestimmter Zeiträume beschränkt – oft nur auf einzelne Voranmeldungen. Sie wird mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung angekündigt. Die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG kommt dagegen ohne Ankündigung, kann aber jederzeit in eine Sonderprüfung übergehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechtsgrundlage der Sonderprüfung: §§ 193 ff. AO; der Nachschau: § 27b UStG.
- Häufigste Anlässe: Vorsteuerüberhang, Neugründung, hohe Erstattungen, Abweichungen zwischen ZM und Voranmeldung.
- Die Sonderprüfung wird mit Prüfungsanordnung angekündigt; ab Bekanntgabe ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für den Prüfungszeitraum gesperrt.
- Sie haben das Recht, Ihre Steuerberatung hinzuzuziehen, und müssen mitwirken – Verzögerungen können ein Mitwirkungsverzögerungsgeld auslösen.
Inhalt
Sonderprüfung und Nachschau im Vergleich
| Umsatzsteuer-Sonderprüfung | Umsatzsteuer-Nachschau | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §§ 193 bis 203a AO | § 27b UStG |
| Ankündigung | schriftliche Prüfungsanordnung, angemessene Frist vorher | keine, unangemeldet während der Geschäftszeiten |
| Umfang | Umsatzsteuer festgelegter Zeiträume | Sachverhalte, die für die Umsatzsteuer erheblich sein können |
| Ort | in den Geschäftsräumen oder an Amtsstelle | Geschäftsräume, keine Wohnräume ohne Einwilligung |
| Abschluss | Schlussbesprechung und Prüfungsbericht | kein Bericht; Übergang in Außenprüfung möglich |
| Selbstanzeige | gesperrt ab Bekanntgabe der Anordnung | gesperrt ab Erscheinen des Prüfers zur Nachschau |
Die Nachschau ist ein Instrument zur schnellen Sachverhaltsklärung, etwa ob ein angemeldetes Unternehmen tatsächlich existiert. Mehr dazu im Glossar: Umsatzsteuer-Nachschau.
Anlässe für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Das Finanzamt wählt Fälle über ein Risikomanagementsystem aus. Typische Auslöser:
- Hohe Erstattungsbeträge, besonders ein dauerhafter oder plötzlicher Vorsteuerüberhang,
- Neugründungen mit hohen Vorsteuerbeträgen aus Investitionen,
- große Einzelinvestitionen, etwa ein Immobilienerwerb mit Option zur Umsatzsteuer,
- Abweichungen zwischen Zusammenfassender Meldung und Voranmeldung oder Kontrollmitteilungen aus anderen EU-Staaten,
- wiederholt verspätete Voranmeldungen oder auffällige Schwankungen der Zahllast,
- Branchen mit erhöhtem Risiko, etwa Bau, Kfz-Handel, Gastronomie oder Elektronikhandel,
- Prüfung vor Zustimmung zu einer Erstattung oder zur Erteilung einer Bescheinigung.
Eine Sonderprüfung bedeutet also nicht automatisch einen Verdacht. Häufig soll sie nur die Berechtigung einer Erstattung bestätigen.
Ablauf einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung
- Prüfungsanordnung (§ 196 AO): Sie nennt Prüfungszeitraum, Steuerart, Prüfer und Beginn. Die Frist bis zum Beginn soll angemessen sein; die Finanzverwaltung sieht in der Regel zwei Wochen vor. Eine Verlegung ist aus wichtigem Grund möglich.
- Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO): Der Prüfer kann Einsicht in die Buchhaltungssoftware nehmen, eine Auswertung verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern.
- Prüfung: Kontrolle der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Steuersätze, Nachweise für steuerfreie Umsätze und der Abstimmung zwischen Buchhaltung und Anmeldungen.
- Schlussbesprechung (§ 201 AO): Der Prüfer erläutert seine Feststellungen. Sie können Einwände vorbringen und Unterlagen nachreichen.
- Prüfungsbericht (§ 202 AO) und Änderungsbescheide. Gegen diese Bescheide ist innerhalb eines Monats Einspruch möglich.
Nachzahlungen werden ab dem 16. Monat nach Ablauf des Kalenderjahres mit 0,15 % pro Monat verzinst (§ 233a AO). Wie die Zuschläge bei verspäteter Zahlung funktionieren, erklärt Verspätete Umsatzsteuer: Zuschläge und Folgen.
Ihre Rechte und Pflichten
| Rechte | Pflichten |
|---|---|
| Hinzuziehung einer Steuerberatung zu allen Terminen | Auskünfte erteilen und Unterlagen vorlegen (§ 200 AO) |
| Information über Feststellungen während der Prüfung (§ 199 Abs. 2 AO) | Geeigneten Arbeitsplatz und Hilfsmittel bereitstellen |
| Schlussbesprechung und Stellungnahme zum Bericht | Datenzugriff ermöglichen |
| Einspruch gegen Änderungsbescheide | Fristen für Mitwirkungsverlangen einhalten |
Für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstanden sind, kann das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 € je Kalendertag festsetzen (höchstens für 150 Tage), wenn ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nicht fristgerecht erfüllt wird (§ 200a AO). Weil Prüfungen strafrechtliche Bezüge haben können, sollten Sie bei Unsicherheiten frühzeitig Ihre Steuerberatung einbeziehen – insbesondere vor einer Selbstanzeige oder wenn der Prüfer Hinweise auf ein Steuerstrafverfahren gibt.
Häufige Prüfungsfeststellungen
- Vorsteuerabzug aus Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben, etwa ohne Leistungsdatum oder mit falscher Anschrift,
- falscher Steuersatz, z. B. bei Speisen und Getränken in der Gastronomie oder bei Kombiangeboten,
- fehlende Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhren,
- nicht erkannte Reverse-Charge-Fälle, bei denen der Kunde die Steuer schuldet,
- nicht versteuerte unentgeltliche Wertabgaben, besonders die private Kfz-Nutzung,
- zu hoch oder doppelt ausgewiesene Steuer in Schlussrechnungen.
Checkliste zur Vorbereitung
- Prüfungsanordnung lesen: Zeitraum, Umfang, Termin. Steuerberatung informieren.
- Voranmeldungen des Prüfungszeitraums mit der Buchhaltung abstimmen (Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten, Kennzahlen).
- Eingangsrechnungen mit hohen Vorsteuerbeträgen auf Pflichtangaben prüfen; fehlerhafte Rechnungen vom Lieferanten berichtigen lassen.
- Nachweise für steuerfreie Umsätze bereitlegen: Gelangensbestätigungen, Ausgangsvermerke, USt-IdNr.-Bestätigungen.
- Verträge zu größeren Vorgängen (Immobilien, Fahrzeuge, Leasing) zusammenstellen.
- Datenexport aus der Buchhaltungssoftware testen.
- Ansprechpartner benennen, der Fragen beantworten kann; Auskünfte schriftlich nachhalten.
- Bekannte Fehler vorab mit der Steuerberatung besprechen.
Weitere Pflichten im Überblick: Umsatzsteuer für Unternehmen.
Häufige Fragen
Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Eine auf die Umsatzsteuer beschränkte Außenprüfung, meist für einzelne Voranmeldungszeiträume. Sie wird mit einer Prüfungsanordnung angekündigt.
Warum kommt eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Häufig wegen hoher Erstattungen oder eines Vorsteuerüberhangs, bei Neugründungen oder bei Abweichungen zwischen Meldungen. Sie ist nicht automatisch ein Zeichen für einen Verdacht.
Wie lange dauert eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Bei kleinen Unternehmen oft nur einen bis wenige Tage vor Ort. Hinzu kommen Zeit für Rückfragen und den Prüfungsbericht.
Darf das Finanzamt unangemeldet kommen?
Ja, im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG. Eine Sonderprüfung muss dagegen vorher schriftlich angeordnet werden.
Kann ich während einer Prüfung noch eine Selbstanzeige abgeben?
Für die angeordneten Zeiträume ist eine strafbefreiende Selbstanzeige ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung bzw. ab Erscheinen zur Nachschau gesperrt. Lassen Sie sich in diesem Fall unbedingt beraten.
Quellen
- §§ 147, 193 bis 203a, 233a, 371 Abgabenordnung
- § 27b UStG (Umsatzsteuer-Nachschau)
- Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu §§ 196, 197 AO
- Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000)
- Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 (DAC7-Umsetzungsgesetz) vom 20.12.2022 – Änderungen der Außenprüfung ab 2025