Zusammenfassende Meldung (ZM)
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Liste aller steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen, der EU-Dienstleistungen mit Reverse Charge und der Dreiecksgeschäfte, die ein Unternehmer an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Sie ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch abzugeben – in der Regel monatlich, unter bestimmten Voraussetzungen vierteljährlich.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechtsgrundlage: § 18a UStG, Empfänger ist das BZSt, nicht das Finanzamt.
- Frist: 25. Tag nach Ablauf des Monats bzw. Quartals – eine Dauerfristverlängerung gibt es für die ZM nicht.
- Quartalsmeldung für Warenlieferungen nur, wenn diese in keinem der vier vorangegangenen Quartale 50.000 € überschritten haben.
- Seit 2020 ist eine richtige und vollständige ZM Voraussetzung für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung.
- Fehler sind innerhalb eines Monats nach Entdeckung zu berichtigen.
Inhalt
Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Jeder Unternehmer mit Sitz oder umsatzsteuerlicher Registrierung in Deutschland, der in einem Meldezeitraum einen der folgenden Umsätze ausführt (§ 18a Abs. 1 und 2 UStG):
- Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer mit USt-IdNr. in einem anderen EU-Staat, einschließlich des Verbringens eigener Ware in einen anderen Mitgliedstaat,
- sonstige Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland, für die der Empfänger die Steuer nach Art. 196 MwStSystRL schuldet (z. B. Beratung, Software, Werbung) – siehe Reverse Charge,
- Lieferungen als erster Abnehmer in einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft,
- Beförderungen in ein Konsignationslager (Call-off-Stock, § 6b UStG).
Keine Pflicht besteht für Lieferungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten. Diese Fernverkäufe laufen über das OSS-Verfahren. Auch Kleinunternehmer müssen keine ZM abgeben (§ 18a Abs. 4 UStG), weil sie keine steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen ausführen. Erbringen sie jedoch Dienstleistungen an EU-Unternehmer, für die der Empfänger die Steuer schuldet, sollten sie die Meldepflicht mit ihrer Steuerberatung prüfen.
Fristen der Zusammenfassenden Meldung
| Meldezeitraum | Voraussetzung | Abgabe bis |
|---|---|---|
| Kalendermonat | Regelfall für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte | 25. des Folgemonats |
| Kalendervierteljahr (Waren) | Summe der igL und Dreiecksgeschäfte in keinem der 4 Vorquartale über 50.000 € | 25. nach Quartalsende |
| Kalendervierteljahr (nur Dienstleistungen) | Wer nur EU-Dienstleistungen meldet, darf immer quartalsweise melden | 25. nach Quartalsende |
| Kalenderjahr | Wenn das Finanzamt von Voranmeldungen befreit hat, der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 200.000 € und die EU-Umsätze höchstens 15.000 € betrugen und keine Neufahrzeuge an Abnehmer mit USt-IdNr. geliefert werden | 25. Januar des Folgejahres |
Wird die 50.000-€-Grenze im laufenden Quartal überschritten, muss die ZM ab dem Monat des Überschreitens monatlich abgegeben werden. Für die bereits abgelaufenen Monate des Quartals ist eine gemeinsame Meldung bis zum 25. des Folgemonats möglich.
Achtung: Die Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt nicht für die ZM. Die Voranmeldung für Juli ist bei Dauerfristverlängerung erst am 10. September fällig, die ZM für Juli aber schon am 25. August.
Inhalt: Was steht in der ZM?
Je Leistungsempfänger und Meldezeitraum enthält die Meldung:
- die USt-IdNr. des Empfängers in dem anderen Mitgliedstaat,
- die Summe der Bemessungsgrundlagen in vollen Euro,
- die Art des Umsatzes: Lieferung (ohne Kennzeichnung), Dreiecksgeschäft (Kennzeichen 1) oder sonstige Leistung (Kennzeichen 2).
Prüfen Sie die USt-IdNr. Ihrer Kunden vor der Lieferung beim BZSt – Anleitung: USt-IdNr. prüfen. Gemeldet wird in dem Zeitraum, in dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens aber im Monat nach der Lieferung. Dienstleistungen werden in dem Zeitraum gemeldet, in dem sie ausgeführt wurden.
Zusammenspiel mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Das BZSt gleicht die Beträge der ZM mit den Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Die Summe aller gemeldeten Lieferungen in der ZM sollte dem Betrag in Kennzahl 41 (igL an Abnehmer mit USt-IdNr.) entsprechen, die sonstigen Leistungen der Kennzahl 21. Abweichungen führen regelmäßig zu Rückfragen des Finanzamts.
Über das europäische Informationsaustauschsystem landen die Daten außerdem im Land des Empfängers. Dessen Finanzverwaltung kontrolliert damit, ob der Kunde den innergemeinschaftlichen Erwerb versteuert hat.
Beispiel: Ein Händler aus Stuttgart liefert im März Ware für 18.400 € an einen Kunden in Frankreich und erbringt eine Beratung für 2.500 € an ein Unternehmen in Belgien. In der ZM für März (Abgabe bis 25. April) meldet er: französische USt-IdNr. – 18.400 € – Lieferung; belgische USt-IdNr. – 2.500 € – Kennzeichen 2. In der Voranmeldung erscheinen 18.400 € in Kennzahl 41 und 2.500 € in Kennzahl 21.
Korrekturen und Folgen von Fehlern
Erkennt der Unternehmer nachträglich, dass eine abgegebene ZM unrichtig oder unvollständig ist, muss er sie innerhalb eines Monats berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG). Die Korrektur erfolgt für den ursprünglichen Meldezeitraum, nicht im laufenden Monat. Ändert sich die Bemessungsgrundlage später, etwa durch Rabatt oder Rücksendung, wird ebenfalls der ursprüngliche Zeitraum korrigiert – siehe Umsatzsteuer-Korrektur nach § 17 UStG.
| Verstoß | Mögliche Folge |
|---|---|
| ZM nicht, falsch oder unvollständig abgegeben | Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung entfällt (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG), bis die Meldung berichtigt ist |
| Vorsätzlich oder leichtfertig nicht, falsch oder nicht rechtzeitig gemeldet | Ordnungswidrigkeit, Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG) |
Einen Verspätungszuschlag nach § 152 AO gibt es für die ZM nicht – § 18a Abs. 11 UStG schließt ihn ausdrücklich aus. Das Finanzamt kann die Abgabe aber mit Zwangsgeld durchsetzen.
Die Berichtigung heilt den Mangel: Wird die ZM korrigiert, bleibt die Lieferung rückwirkend steuerfrei. Bei wiederholten Fehlern oder größeren Beträgen sollten Sie die Meldeprozesse mit einer Steuerberatung abstimmen. Verspätete Voranmeldungen behandelt die Seite Verspätete Umsatzsteuer.
Abgabe über das BZSt-Online-Portal und ELSTER
Die ZM ist elektronisch abzugeben – über das BZSt-Online-Portal (BOP), über „Mein ELSTER“ oder direkt aus der Buchhaltungssoftware. Eine Papierabgabe ist nur in Härtefällen auf Antrag zulässig. Mit der EU-Reform „VAT in the Digital Age“ soll die ZM mittelfristig durch ein digitales Meldesystem in Echtzeit ersetzt werden; bis dahin gelten die hier beschriebenen Regeln unverändert (Stand: Oktober 2026).
Überblick über alle Pflichten im EU-Handel: Mehrwertsteuer in der EU.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?
Bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, also bei monatlicher Abgabe bis zum 25. des Folgemonats. Eine Dauerfristverlängerung ist nicht möglich.
Muss ich eine ZM abgeben, wenn ich keine EU-Umsätze hatte?
Nein. Eine Nullmeldung ist nicht erforderlich; die Pflicht besteht nur für Zeiträume mit meldepflichtigen Umsätzen.
Gehören Verkäufe an Privatkunden in der EU in die Zusammenfassende Meldung?
Nein. Fernverkäufe an Verbraucher werden über das OSS-Verfahren oder im jeweiligen Land gemeldet, nicht in der ZM.
Wann darf ich die ZM vierteljährlich abgeben?
Wenn Ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dreiecksgeschäfte in keinem der vier vorangegangenen Quartale mehr als 50.000 € betragen haben. Reine Dienstleistungsmeldungen sind immer quartalsweise möglich.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Zusammenfassende Meldung?
Sie geben für den ursprünglichen Meldezeitraum eine berichtigte Meldung ab, und zwar innerhalb eines Monats, nachdem Sie den Fehler erkannt haben.
Quellen
- § 18a UStG (Zusammenfassende Meldung), § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG, § 26a UStG
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 18a.1 bis 18a.5
- Bundeszentralamt für Steuern: Informationen zur Zusammenfassenden Meldung (abgerufen Oktober 2026)
- Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11.3.2025 („VAT in the Digital Age“)