Umsatzsteuer-Voranmeldung Schritt für Schritt
Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) melden Unternehmer dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich ihre Umsätze und Vorsteuern und zahlen die Differenz. Sie wird elektronisch über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware übermittelt und ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig. Monatlich abgeben muss, wessen Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug.
Das Wichtigste in Kürze
- Abgabepflicht: alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, nicht aber Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Turnus nach Steuer des Vorjahres: über 9.000 € monatlich, 2.000 bis 9.000 € vierteljährlich, bis 2.000 € Befreiung möglich (seit 2025).
- Abgabe und Zahlung bis zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
- Die wichtigsten Kennzahlen: 81 (19 %), 86 (7 %), 66 (Vorsteuer), 83 (Zahllast oder Erstattung).
Inhalt
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Die Pflicht ergibt sich aus § 18 Abs. 1 UStG. Sie trifft jeden Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführt oder Steuer nach § 13b UStG schuldet. Keine Voranmeldungen geben ab:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung 2026) – Ausnahme: Sie schulden Steuer nach § 13b, etwa für Dienstleistungen aus dem EU-Ausland; dann ist für diese Zeiträume eine Voranmeldung nötig;
- Unternehmer, deren Steuer im Vorjahr nicht mehr als 2.000 € betrug, wenn das Finanzamt sie befreit (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG);
- Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzug, etwa Ärzte ohne steuerpflichtige Nebenleistungen.
Monatlich oder vierteljährlich?
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Voranmeldungszeitraum |
|---|---|
| mehr als 9.000 € | Kalendermonat |
| mehr als 2.000 € bis 9.000 € | Kalendervierteljahr |
| bis 2.000 € | Befreiung möglich, nur Jahreserklärung |
| Vorsteuerüberschuss über 9.000 € im Vorjahr | auf Wunsch Kalendermonat (§ 18 Abs. 2a UStG), bis 10. Februar wählen |
Gründer: Eigentlich müssen Neugründer im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich abgeben. Für Gründungen in den Jahren 2021 bis 2026 ist diese Regel ausgesetzt; dann entscheidet die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres über den Turnus. Ohne erneute Verlängerung gilt die Monatspflicht für Gründungen ab 2027 wieder (Stand: Oktober 2026). Mehr unter Umsatzsteuer bei der Gründung.
Schritt für Schritt: die Voranmeldung in ELSTER
- Zugang einrichten: Die Übermittlung muss authentifiziert erfolgen, also mit einem ELSTER-Zertifikat. Die Registrierung bei „Mein ELSTER“ dauert wegen des Aktivierungsbriefs etwa eine bis zwei Wochen.
- Formular wählen: „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ für das Jahr 2026 (Vordruck USt 1 A). Für jedes Kalenderjahr gibt es ein eigenes Formular.
- Zeitraum angeben: Monat oder Quartal; bei einer Korrektur „Berichtigte Anmeldung“ (Kennzahl 10) ankreuzen.
- Umsätze eintragen: Nettobeträge (Bemessungsgrundlagen) in ganzen Euro; die Steuer berechnet ELSTER bei den Standardsätzen selbst.
- Vorsteuer eintragen: Vorsteuer aus Rechnungen (Kennzahl 66), aus EU-Erwerben (61), Einfuhrumsatzsteuer (62) und aus § 13b-Fällen (67) – jeweils mit Cent.
- Prüfen und senden: ELSTER zeigt die Zahllast oder den Erstattungsbetrag (Kennzahl 83). Nach dem Versand erhalten Sie ein Übertragungsprotokoll – bewahren Sie es auf.
- Zahlen: Überweisen Sie die Zahllast bis zum Fälligkeitstag oder erteilen Sie dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat.
Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, übermittelt die Voranmeldung meist direkt aus dem Programm; die Kennzahlen werden dann aus den Buchungen befüllt (Umsatzsteuer-Konten SKR 03 und SKR 04).
Die wichtigsten Kennzahlen
| Kz. | Inhalt |
|---|---|
| 81 | steuerpflichtige Umsätze zu 19 % (Bemessungsgrundlage) |
| 86 | steuerpflichtige Umsätze zu 7 % |
| 87 | Umsätze zum Nullsteuersatz (Photovoltaik) |
| 41 | steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr. |
| 43 | weitere steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug, z. B. Ausfuhren |
| 48 | steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug |
| 21 | nicht steuerbare sonstige Leistungen an Unternehmer in der EU (auch in die Zusammenfassende Meldung) |
| 45 | übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland) |
| 89 | innergemeinschaftliche Erwerbe zu 19 % |
| 46 / 47 | Leistungen von Unternehmern aus der EU nach § 13b Abs. 1 (Bemessungsgrundlage / Steuer) |
| 84 / 85 | andere Leistungen nach § 13b, z. B. Bauleistungen (Bemessungsgrundlage / Steuer) |
| 66 | Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer |
| 67 | Vorsteuer aus Leistungen nach § 13b |
| 39 | Abzug der Sondervorauszahlung (nur in der letzten Voranmeldung des Jahres) |
| 83 | verbleibende Vorauszahlung bzw. verbleibender Überschuss |
Rechenbeispiel: Voranmeldung für einen Monat
Ein Grafikdesigner gibt monatlich ab. Im September 2026 hat er Gestaltungsleistungen für 8.400,00 € netto (19 %) und Nutzungsrechte an Illustrationen für 600,00 € netto (7 %) abgerechnet. Aus Eingangsrechnungen hat er 1.150,40 € Vorsteuer. Außerdem hat er Online-Werbung bei einem Anbieter in Irland für 300,00 € gebucht.
| Kz. | Eintrag | Bemessungsgrundlage | Steuer |
|---|---|---|---|
| 81 | Umsätze 19 % | 8.400 € | 1.596,00 € |
| 86 | Umsätze 7 % | 600 € | 42,00 € |
| 46 / 47 | Werbung aus Irland (§ 13b) | 300 € | 57,00 € |
| 66 | Vorsteuer aus Rechnungen | −1.150,40 € | |
| 67 | Vorsteuer § 13b | −57,00 € | |
| 83 | Zahllast | 487,60 € |
Die Steuer auf die Werbeleistung schuldet der Designer selbst, zieht sie aber im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab – unter dem Strich neutral. Die Zahllast von 487,60 € ist am 12. Oktober 2026 fällig, weil der 10. Oktober ein Samstag ist. Mit dem Zahllast-Rechner können Sie Ihre Werte vorab prüfen; Hintergründe zu § 13b: Reverse Charge.
Typische Fehler
- Bruttobeträge statt Nettobeträgen in den Kennzahlen 81 und 86 eingetragen.
- Rechnungsdatum statt Leistungsdatum als Zuordnung genutzt (bei Soll-Versteuerung zählt die Leistung).
- Reverse-Charge-Leistungen vergessen, etwa Software-Abos oder Werbung von EU-Anbietern.
- Vorsteuer ohne ordnungsgemäße Rechnung abgezogen.
- Kennzahl 21 ohne Zusammenfassende Meldung: Wer Dienstleistungen an EU-Unternehmer meldet, muss auch die ZM abgeben.
- Sondervorauszahlung im Dezember nicht abgezogen – sie gehört in Kennzahl 39 der letzten Voranmeldung.
Fehler korrigieren Sie mit einer berichtigten Voranmeldung für den betroffenen Zeitraum. Eine berichtigte Voranmeldung, die zu einer höheren Steuer führt, kann als Selbstanzeige wirken; bei größeren Beträgen sollten Sie steuerlichen Rat einholen. Alle Abgabetermine: Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026. Nach Jahresende folgt die Umsatzsteuererklärung.
Häufige Fragen
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Alle Unternehmer mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen, außer Kleinunternehmern und Unternehmern, die das Finanzamt wegen einer Vorjahressteuer von höchstens 2.000 € befreit hat.
Muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben?
Monatlich, wenn Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug; vierteljährlich bei mehr als 2.000 € bis 9.000 €. Bei einem Vorsteuerüberschuss über 9.000 € können Sie die monatliche Abgabe wählen.
Kann ich die Voranmeldung auf Papier abgeben?
Nur in Härtefällen auf Antrag. Regelfall ist die elektronische, authentifizierte Übermittlung über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware.
Muss ich eine Voranmeldung abgeben, wenn ich keine Umsätze hatte?
Ja. Wer zur Abgabe verpflichtet ist, muss auch eine Nullmeldung übermitteln, solange das Finanzamt ihn nicht befreit hat.
Quellen
- § 18 Abs. 1, 2 und 2a, § 13b, § 19 UStG – gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 29.12.2025: Vordruckmuster für das Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren 2026 (USt 1 A, USt 1 H, USt 1 E)
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (Anhebung der Grenzen auf 9.000 € und 2.000 € ab 2025)
- Finanzverwaltung NRW: Umsatzsteuer-Voranmeldungen (Stand 2026)