Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung ist eine Erklärung Ihres Kunden, dass die Ware in einem anderen EU-Staat angekommen ist. Sie ist der Standardbeleg für den Nachweis einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung nach § 17b Abs. 2 UStDV. Statt ihrer können Sie auch Spediteurbescheinigungen, Tracking-Protokolle oder die EU-Gelangensvermutung nutzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ohne Belegnachweis ist eine Lieferung in die EU nicht steuerfrei – es fallen 19 % deutsche Umsatzsteuer an.
- Die Gelangensbestätigung braucht fünf Angaben: Abnehmer, Ware, Ort und Monat des Erhalts, Ausstellungsdatum, Unterschrift.
- Sammelbestätigungen für bis zu ein Quartal sind zulässig; per E-Mail ohne Unterschrift, wenn sie erkennbar vom Kunden stammt.
- Alternativen: Frachtbrief, Spediteurbescheinigung, Kurier-Tracking, Post-Empfangsbescheinigung (§ 17b Abs. 3 UStDV).
- Seit 2020 gilt zusätzlich die Gelangensvermutung nach Art. 45a MwSt-DVO (§ 17a UStDV).
Inhalt
Wozu dient die Gelangensbestätigung?
Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist nach § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG steuerfrei, wenn die Ware in einen anderen Mitgliedstaat gelangt, der Kunde dort zur Erwerbsbesteuerung verpflichtet ist und eine gültige USt-IdNr. verwendet, die Sie vorab qualifiziert prüfen sollten. Den Warentransport müssen Sie mit Belegen nachweisen (Belegnachweis), die Lieferung aufzeichnen (Buchnachweis, § 17d UStDV) und in der Zusammenfassenden Meldung angeben. Die Gelangensbestätigung ist der gesetzlich ausdrücklich genannte Regelbeleg. Bei Streckengeschäften kann nur die bewegte Lieferung steuerfrei sein – siehe Reihengeschäft. Einen Überblick über die Steuersätze im Bestimmungsland bietet Mehrwertsteuersätze in der EU.
Inhalt der Gelangensbestätigung (§ 17b Abs. 2 UStDV)
| Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|
| Name und Anschrift des Abnehmers | wie auf der Rechnung |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware | bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer |
| Ort und Monat des Erhalts der Ware im übrigen Gemeinschaftsgebiet | holt der Kunde selbst ab: Ort und Monat des Endes der Beförderung |
| Ausstellungsdatum der Bestätigung | darf nicht vor dem Erhalt der Ware liegen |
| Unterschrift des Abnehmers oder eines Beauftragten | entfällt bei elektronischer Übermittlung aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers |
Die Bestätigung ist an keine Form gebunden. Sie kann aus mehreren Dokumenten bestehen, die zusammen alle Angaben enthalten, etwa ein Lieferschein mit Empfangsvermerk und eine E-Mail des Kunden. Mit dem BMF-Schreiben vom 16.9.2013 hat die Finanzverwaltung Muster in Deutsch, Englisch und Französisch veröffentlicht; ihre Verwendung ist freiwillig.
Praxis-Tipp: Fordern Sie die Bestätigung als Quartals-Sammelbestätigung per E-Mail an. Die E-Mail muss aus dem Verfügungsbereich des Kunden kommen, also von seiner Firmenadresse. Bewahren Sie die E-Mail im Originalformat auf.
Alternative Nachweise (§ 17b Abs. 3 UStDV)
| Transportart | Alternativbeleg |
|---|---|
| Versendung durch Lieferer oder Abnehmer | Frachtbrief (z. B. CMR) mit Unterschrift des Auftraggebers und des Empfängers, Konnossement |
| Versendung durch Lieferer oder Abnehmer | Spediteurbescheinigung mit Monat des Beförderungsendes und Unterschrift des Spediteurs |
| Kurier- und Paketdienste | schriftlicher oder elektronischer Auftrag plus Tracking-Protokoll bis zur Ablieferung |
| Postsendungen ohne Tracking | Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters plus Zahlungsnachweis |
| Versendung durch den Abnehmer | Zahlung vom Bankkonto des Abnehmers plus Spediteurversicherung, die Ware an den Bestimmungsort zu befördern |
| Unionsversandverfahren | Bestätigung der Abgangsstelle nach Eingang des Beendigungsnachweises |
| Verbrauchsteuerpflichtige Waren | validierte EMCS-Eingangsmeldung bzw. dritte Ausfertigung des vereinfachten Begleitdokuments |
| Zulassungspflichtige Fahrzeuge, vom Abnehmer befördert | Nachweis der Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsland |
Gelangensvermutung nach Art. 45a MwSt-DVO
Seit dem 1. Januar 2020 gilt EU-weit eine widerlegbare Vermutung, dass die Ware angekommen ist (in Deutschland § 17a UStDV). Voraussetzung sind mindestens zwei einander nicht widersprechende Nachweise von zwei voneinander unabhängigen Stellen, etwa ein unterschriebener CMR-Frachtbrief und die Rechnung des Spediteurs, oder ein Transportbeleg und eine Versicherungspolice bzw. ein Bankbeleg über die Bezahlung der Beförderung. Transportiert der Kunde selbst, braucht er zusätzlich eine schriftliche Erklärung des Erwerbers, die bis zum zehnten Tag des Folgemonats vorliegen muss. Lieferer und Erwerber dürfen die Belege nicht selbst ausstellen. Die Vermutung kann das Finanzamt widerlegen; die nationalen Nachweise nach § 17b UStDV bleiben daneben zulässig.
Folgen fehlender Nachweise
Fehlt der Beleg- oder Buchnachweis, behandelt das Finanzamt die Lieferung als steuerpflichtig. Bei einem Nettopreis von 20.000,00 € werden dann 3.800,00 € Umsatzsteuer fällig, die Sie vom Kunden in der Regel nicht mehr nachfordern können. Nach der Rechtsprechung des EuGH und BFH bleibt die Steuerfreiheit zwar erhalten, wenn objektiv feststeht, dass die Ware angekommen ist – diesen Beweis müssen Sie aber selbst führen. Die Folgen einer nicht gemeldeten oder fehlerhaften Zusammenfassenden Meldung und Haftungsfragen sollten Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung klären. Lieferungen in Drittländer weisen Sie dagegen mit dem Ausgangsvermerk nach – siehe Ausfuhrlieferung.
Häufige Fragen
Was ist eine Gelangensbestätigung?
Eine Bestätigung des Kunden, dass die Ware in einem anderen EU-Staat angekommen ist. Sie dient als Belegnachweis für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung.
Muss die Gelangensbestätigung unterschrieben sein?
Auf Papier ja. Wird sie elektronisch übermittelt und ist erkennbar, dass sie aus dem Verfügungsbereich des Kunden stammt, ist keine Unterschrift nötig.
Reicht ein Tracking-Nachweis von DHL oder UPS?
Ja, wenn Sie zusätzlich den schriftlichen oder elektronischen Versandauftrag aufbewahren und das Protokoll den Transport bis zur Ablieferung lückenlos zeigt.
Gibt es ein amtliches Muster für die Gelangensbestätigung?
Ja, das BMF hat 2013 Muster in Deutsch, Englisch und Französisch veröffentlicht. Sie müssen es aber nicht verwenden.
Quellen
- §§ 17a, 17b und 17d Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
- § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG)
- Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011, Art. 45a (eingefügt durch DVO (EU) 2018/1912)
- BMF-Schreiben vom 16.9.2013 (Gelangensbestätigung, Muster) und Abschn. 6a.2 bis 6a.5 UStAE