Umsatzsteuer buchen

Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · Lesezeit 5 Min.

Beim Buchen der Umsatzsteuer trennen Sie jeden Rechnungsbetrag in Nettobetrag und Steuer: Ausgangsrechnungen erzeugen eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt auf dem Konto Umsatzsteuer, Eingangsrechnungen eine Forderung auf dem Konto Vorsteuer. Am Ende jedes Voranmeldungszeitraums werden beide Konten verrechnet; der Saldo ist die Zahllast oder der Erstattungsanspruch.

Grundprinzip: Umsatzsteuer und Vorsteuer als Bestandskonten

Umsatzsteuer und Vorsteuer sind keine Aufwände oder Erträge, sondern durchlaufende Posten. Die Umsatzsteuer ist eine Verbindlichkeit (Passivkonto), die Vorsteuer eine Forderung (Aktivkonto) gegenüber dem Finanzamt. Erfolgswirksam ist nur der Nettobetrag. In der Praxis arbeiten die meisten Programme mit Automatikkonten: Sie buchen auf „Erlöse 19 % USt“, und die Software teilt den Bruttobetrag selbst auf. Die folgenden Buchungssätze zeigen, was dabei im Hintergrund passiert. Kontonummern finden Sie unter Umsatzsteuer-Konten SKR 03 und SKR 04.

Ausgangsrechnungen buchen

Rechnung mit 19 %

Ein Grafikbüro stellt 1.000,00 € netto + 190,00 € Umsatzsteuer = 1.190,00 € in Rechnung.

Bei Zahlungseingang: Bank 1.190,00 € an Forderungen 1.190,00 €. Die Steuer wird bei Soll-Versteuerung schon mit der Rechnung erfasst. Bei Ist-Versteuerung bucht man zunächst auf ein Konto „Umsatzsteuer nicht fällig“ und löst es bei Zahlung auf.

Barverkauf mit 7 % und 19 %

Ein Café nimmt an einem Tag 535,00 € für Speisen (7 %) und 238,00 € für Getränke (19 %) bar ein.

Steuer aus Bruttobeträgen: 535,00 € × 7 ÷ 107 = 35,00 € und 238,00 € × 19 ÷ 119 = 38,00 €. Rechenhilfe: Mischsatz-Rechner.

Eingangsrechnungen buchen

Ein Händler kauft Ware für 500,00 € netto + 95,00 € Vorsteuer = 595,00 €.

Zahlt er innerhalb der Skontofrist mit 2 % Abzug (11,90 €), wird die Vorsteuer anteilig gekürzt: Verbindlichkeiten 595,00 € an Bank 583,10 €, an erhaltene Skonti 10,00 € und an Vorsteuer 1,90 €. Hintergrund: Umsatzsteuer-Korrektur nach § 17 UStG. Voraussetzung für die Vorsteuerbuchung ist eine ordnungsgemäße Rechnung – siehe Vorsteuerabzug.

Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Erwerb

Schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, bucht er sie selbst und zieht sie im selben Zug als Vorsteuer ab.

Bauleistung nach § 13b UStG

Ein Bauunternehmer beauftragt einen Subunternehmer mit Estricharbeiten für 2.000,00 € netto. Die Rechnung enthält keine Steuer, sondern den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wareneinkauf aus einem anderen EU-Staat

Ein Händler kauft Ware in Italien für 10.000,00 € netto: Wareneingang innergemeinschaftlicher Erwerb 10.000,00 € an Verbindlichkeiten 10.000,00 € sowie Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 1.900,00 € an Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 1.900,00 €. Viele Programme haben dafür ein Automatikkonto, das beide Steuerbuchungen erzeugt. Details: Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Erwerb.

Zahllast, Vorauszahlung und Erstattung

Mit der Voranmeldung meldet der Unternehmer den Saldo aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. Die meisten Programme lassen die Konten bis zum Jahresende offen und buchen nur die Zahlung:

• Zahlung der Vorauszahlung: Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an Bank.
• Erstattung eines Vorsteuerüberhangs: Bank an Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.
• Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung: Umsatzsteuer-Vorauszahlung 1/11 an Bank; die Verrechnung erfolgt mit der Dezember-Voranmeldung – siehe Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung.

Weitere typische Buchungen

Zur Entnahme: Unentgeltliche Wertabgabe. Zur Anzahlung: Anzahlungen und Umsatzsteuer.

Jahresabschluss

Zum Jahresende werden Umsatzsteuer, Vorsteuer und geleistete Vorauszahlungen auf ein Verrechnungskonto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ übertragen. Der Saldo zeigt, ob gegenüber dem Finanzamt eine Restschuld oder ein Erstattungsanspruch besteht. Er wird in der Bilanz als sonstige Verbindlichkeit bzw. sonstige Forderung ausgewiesen und im Folgejahr auf „Umsatzsteuer Vorjahr“ vorgetragen. Mit der Umsatzsteuererklärung wird der Betrag abgestimmt: Weicht die Jahreserklärung von der Summe der Voranmeldungen ab, wird die Differenz nachgezahlt oder erstattet.